이메일이 항상 부정적으로 보이는 이유

'부정적 강화 편향'은 무고한 업무 이메일로 인해 기분이 상할 수 있지만 피할 수 있는 방법이 있습니다.

 

대부분의 사람들은 직장에서 이메일을 자주 사용하며, 봉쇄 기간 동안과 재택 근무가 증가함에 따라 더 많이 사용합니다. 그리고 우리 모두는 "네티켓"에 대한 팁을 들었습니다. 우리가 보내는 메시지에서 기분을 상하게 하거나 잘못된 의사 소통을 피하는 데 도움이 되는 힌트입니다.

하지만 여기에 문제가 있습니다. 공격은 주어지기도 하고 취하기도 한다. 좋은 의도도 완벽한 이메일 에티켓도 반드시 문제를 피할 수는 없습니다.

이는 이메일 독자가 종종 "부정 강화 편향"에 영향을 받기 때문입니다. 그들은 종종 보낸 사람이 의도하지 않은 부정적인 메시지를 읽거나 부정적인 암시라도 과장합니다.

직장인은 하루에 약 2.5시간을 이메일을 읽고, 쓰고, 답장하는 데 보냅니다. 대다수는 모욕적이거나 무례한 이메일을 적어도 가끔 수신한다고 보고합니다. 한 연구에서 91%가 상사로부터 그러한 이메일을 받았다고 보고했습니다.

직장 이메일의 양을 감안할 때 이따금 부정적인 교환이 불가피할 수 있습니다. 그러나 이메일의 특정 기능은 문제를 악화시켜 잘못된 의사 소통 및 갈등 확대 가능성을 높일 수 있습니다.

예를 들어, 대면 커뮤니케이션에 비해 이메일은 피드백이 지연됩니다. 대면 커뮤니케이션을 통해 실시간으로 오해를 더 잘 모니터링하고 수정할 수 있습니다.

이메일은 또한 감소된 "사회적 존재"를 포함합니다. 즉, 상대방이 실제 존재하고 상호 작용에서 "거기"에 있다는 인식입니다. 피드백이 늦어지면 오해가 생길 가능성이 높아지고 사회적 존재가 낮으면 억제력이 낮아지고 화난 대답이나 “불타는” 반응을 조장할 수 있습니다.

의도하지 않은 의미의 위험

직장에서 이메일을 주고받는 모든 사람은 발생할 수 있는 문제를 알고 있습니다. Google 검색을 통해 이를 피하는 방법에 대한 수백 개의 기사를 찾을 수 있습니다. 그리고 그 모든 관심에는 충분한 이유가 있습니다.

 

사람들이 무례하거나 모욕적이거나 무례하다고 생각하는 직장 ​​이메일은 직장 밖에서도 스트레스를 유발하고 생산성을 저하시키며 웰빙에 영향을 미칩니다.

이메일 에티켓 조언에는 "전체 답장" 응답을 최소화하고 유머에 주의하며 메시지가 기밀이 아니라고 가정하고 보내기 전에 동료에게 어려운 메시지를 읽어달라고 요청하는 것이 포함됩니다.

모든 것이 합리적이지만 재치 있는 메시지를 구성하는 것이 필요한 전부라는 잘못된 인상을 줍니다. 그것은 이메일 메시지를 받는 사람들이 메시지 해석에 자신의 민감도와 배경 지식을 가져오는 능동적인 정보 처리자라는 사실을 무시합니다.

부정적인 인식

우리의 연구에서 우리는 직장에서 정기적으로 이메일을 사용하는 뉴질랜드와 호주의 성인 276명에게 부정적인 감정을 전달하거나 유발한 이메일의 예를 제공하도록 요청했습니다.

우리는 그들에게 이메일에 대한 질문을 한 다음 객관적인 관찰자에게 동일한 메시지를 읽도록 요청했습니다. 우리는 이메일을 직접 받은 사람들이 관찰자들보다 훨씬 더 부정적으로 메시지를 평가한다는 것을 발견했습니다.

 

이러한 편향으로 인해 보낸 사람이 의도하지 않은 메시지를 읽거나 부정적인 암시라도 과장하는 경우가 많습니다.

 

참가자의 조직이 부정적인 의사 소통이 일반적이고 이메일을 보낸 사람이 더 높은 위치에 있을 때 그 차이는 더욱 커졌습니다.

이것은 부정적인 강화 편향, 즉 메시지의 객관적인 특징에서 명백한 것보다 더 부정적인 것을 "읽으려는" 경향을 보여줍니다. 그것은 맥락과 관계가 우리가 인식하는 부정적인 정도에 영향을 줄 수 있음을 보여줍니다.

전력 역학이 중요

몇 가지 예는 거의 모든 사람에게 부정적으로 보일 것입니다. "읽는 법을 배웠다면 관련 문서를 찾았을 것입니다."

그러나 많은 사람들이 겉으로는 예의 바르고 심지어 예의 바르기도 했습니다. “우리의 요청이 매우 짧은 기간이라는 것을 인정하고 당신이 매우 바쁘다는 사실에 확실히 감사드립니다.” 또는 “업데이트가 수신되지 않은 이유가 궁금합니다. 좋은 소식이 없기를 바랍니다!”

사실, 메시지에 명백히 부정적인 특징이 없다는 것은 사람들의 부정적인 인식을 잘 예측하지 못하는 요인이었습니다.

매우 부정적인 해석은 다양한 방식으로 해석될 수 있는 모호한 메시지와 함께 작용할 가능성이 가장 컸습니다.

 

메시지가 짧고 비인간적일 때, 조직의 상급자가 요청하거나 지시를 내릴 때 또는 이미 관계에 긴장이 있을 때 특히 그렇습니다.

흥미롭게도 이메일 에티켓의 필요성에 대한 사람들의 인식은 수용 가능한 것에 대한 기대치를 높이는 것 같습니다. 이메일이 부정적인 것으로 간주되는 이유에 대한 참가자의 설명은 적절한 이메일 행동에 대한 규칙을 자주 인용했습니다.

이메일을 다시 안전하게 만들기

사회로서 우리는 수용 가능한 것에 대한 견해를 발전 시켰기 때문에 성급하게 작성되거나 축약 된 메시지는 의도적 인 경멸로 읽을 수 있습니다.

조직이 이메일 통신에 대한 충돌 가능성을 줄이려면 효과적인 이메일 작성 교육을 이메일 메시지 수신 및 부정적인 강화 편향 가능성에 대한 유사한 주의와 일치시켜야 합니다.

가장 민감한 작가라도 모든 잠재적 범죄 원인을 예측하는 것은 불가능합니다. 의사소통 훈련은 이메일을 잘못 해석할 수 있는 많은 기회와 수신자가 의도하지 않은 부정적인 내용을 읽는 경향에 대한 인식을 높이는 것을 목표로 해야 합니다.

권력 역학의 역할과 조직의 일반적인 분위기를 인정하는 것도 도움이 될 것입니다. 간단한 이메일처럼 겉으로 보기에 "순수한" 것처럼 보이는 것에서 내부 긴장이 어떻게 인식될 수 있는지 보여주는 것도 일반적으로 직장 관계를 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다.